De kmo-portefeuille

De kmo-portefeuille is een laagdrempelige en interactieve webtoepassing waarlangs ondernemers jaarlijks tot 15 000 euro subsidies kunnen bekomen voor ondersteuning in hun processen van ondernemen, innoveren en internationaliseren.

De kmo-portefeuille is een subsidiemaatregel van de Vlaamse Overheid die Vlaamse kmo’s moet ondersteunen.Via de kmo-portefeuille zijn er subsidies mogelijk voor opleiding, advies, strategisch advies, advies internationaal ondernemen en technologieverkenning die worden ingekocht bij erkende dienstverleners.

Kmo’s en vrije beroepen die voldaan aan volgende voorwaarden:

1. Het is een kleine en middelgrote ondernemingen (kmo);
2. De vestigingen (en bijhorende werkenden) zijn gelegen in het Vlaams Gewest;
3. Het zijn ondernemingen uit de privé-sector (participatie administratieve overheid < 25%);
4. De ondernemingen moeten een aanvaardbare hoofdactiviteit hebben;

Ook erkende dienstverleners kunnen steun aanvragen voor zover ze een in aanmerking komende kmo zijn en indien ze beroep doen op een derde erkende dienstverlener. De publieke dienstverleners komen niet in aanmerking voor steun.

Wanneer is een bedrijf een kmo?

• Stellen minder dan 250 werknemers tewerk (rsz-ingeschrevenen in voltijdse equivalenten (vte))
• hebben een jaaromzet van max. 50 miljoen euro of een jaarlijks balanstotaal van max. 43 miljoen euro;
• beantwoorden aan het zelfstandigheidcriterium
• zijn geen kleine onderneming

Zelfstandigheid uit zich in het samentellen van de data van de steunvragende onderneming met deze van de participerende (vanaf meer dan 25% participatie) en verbonden (vanaf meer dan 50% participatie) ondernemingen.

Europa onderscheidt 2 soorten aanverwante ondernemingen afhankelijk van het aandeel participatie:

* de aandelenstructuur wordt bekeken op moment van aanvraag steun; de samen te tellen data zijn deze van het laatst beschikbaar boekjaar

LET OP: als ondernemingen waarin u elk meer dan 50 % aandelen heeft samen meer dan 25 % van de aandelen van een andere onderneming hebben waarin uw eigen onderneming geen rechtstreekse participatie heeft, dan moet de data van al deze ondernemingen worden samengeteld!

1.  Opleiding

Dit is het onderricht, gevolgd door de werkenden in de onderneming (de aanvrager) bij een dienstverlener (Sebeco), dat uitsluitend of hoofdzakelijk gericht is op het verbeteren van het huidige of het toekomstige bedrijfsfunctioneren van de onderneming (de aanvrager).

Komen in aanmerking voor subsidiëring:

• de kostprijs van de opleiding (personeel – en werkingkosten van de dienstverlener);
• verplaatsingskosten van de docent;
• kosten voor het cursusmateriaal en didactische benodigdheden die specifiek voor de gevolgde opleiding gebruikt worden en waarvan het gebruik een functionele relatie heeft met de gevolgde opleiding. Deze kosten moeten op één factuur samen met de kosten van de opleiding gefactureerd worden;
• cateringkosten met een maximum van 25€ per persoon per opleidingsdag.
• e-learning komt in aanmerking indien onderstaande voorwaarden vervuld zijn:

-          de zelfstudiepakketten moeten begeleid worden: de dienstverlener doet aan coaching van de studenten, er zijn net meetings, de studenten dienen bepaalde taken uit te voeren, de studenten worden opgevolgd;

-          bij elke opleiding is er een evaluatiemogelijkheid;

-          er wordt een vormingsattest afgeleverd.

Komen niet in aanmerking voor subsidiëring:

• btw
• Voorschotfacturen
• Transportkosten van de deelnemers
• Cateringkosten hoger dan 25 euro per persoon en per begonnen opleidingsdag
• Kosten met betrekking tot gestandaardiseerde fysische of chemische analyses

2.  Advies

Een advies is steeds schriftelijk en omvat principieel drie aspecten:

1. een analyse van de probleemstelling;
2. een eigenlijk advies: dit luik heeft betrekking op een aantal suggesties, voorstellen, raadgevingen inzake haalbaarheid van een ondernemingsplan, automatisering, organisatie, management, informatieverwerking, marketing, promotie enz., desgevallend verschillende scenario’s, enz.
3. een implementatieplan: dit slaat op een stappenplan, actieplan of adviestraject, een tijdschema dat zal moeten uitgevoerd/gevolgd worden, kortom een soort draaiboek indien men het advies wil realiseren, al dan niet nog onder eventuele begeleiding voor bijsturing of controle. Het betreft maw het conceptuele aspect en niet de realisatie of uitvoering van een advies.

Het implementatieluik slaat dus niet op de werkelijke realisatie of uitvoering van het advies zoals bijvoorbeeld het vervullen van administratieve formaliteiten, het indienen en opmaken van bepaalde vergunningen, het maken van contracten, overeenkomsten, aankoop of leveren van software (geschreven programmatuur), etc.

Voorbeelden van adviezen zijn:

• SWOT-analyse en het bijhorende advies;
• Strategiebepalingen;
• Marktonderzoek met bijhorend advies;
• Marketingstudies met bijhorend advies;
• Haalbaarheidsstudies;
• Investeringsanalyses;

Volgende diensten komen evenwel niet in aanmerking voor steun (niet limitatieve lijst):

• wettelijk verplichte adviezen
• Advisering en begeleiding met het oog op het opmaken van een kwaliteitshandboek (deze dienstverlening kan wel gesteund worden met de maatregel Strategisch Ondernemen);
• Kosten betaald aan een certificatiebureau voor een audit voor het behalen of het behouden van een kwaliteitscertificaat;
• Het opmaken van een ondernemingsplan voor een startende onderneming;
• Adviezen van permanente of periodieke aard, dit zijn adviezen die meer dan éénmaal worden geleverd binnen een periode van drie jaar.
• Adviezen die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven van een onderneming bvb financiële controles, courante adviezen op het vlak van boekhouding-accountancy en fiscaliteit, vertalingen, gestandaardiseerde diensten van computerservicebureaus, …
• Niet-gespecialiseerde adviezen (ze moeten gepersonaliseerd zijn, op maat van de onderneming);
• Diensten met betrekking tot subsidies (subsidieconsulenten);
• Bouwen van websites, schrijven van software (functionele analyses vallen onder het schrijven van software – zie het ICT-afsprakenkader).
• Diensten in verband met het vervullen van formaliteiten betreffende registratie en instandhouding van intellectuele eigendomsrechten;
• Diensten van expertisebureaus betreffende schadegevallen en waardebepalingen;
• Coaching of begeleidingsopdrachten.

3. Technologieverkenning

Technologieverkenningen zijn technologische adviezen rond een innovatievraagstelling. Het zijn adviezen die bij de ingeschakelde kennisinstelling enig studiewerk op maat van de kmo vereisen. Een technologieverkenning vereist een studie-activiteit van een paar tot een 15-tal mensdagen.

Het advies beoogt kennisoverdracht vanuit het erkend expertisecentrum naar de kmo. Een technologieverkenning bevat altijd een technologische kenniscomponent, in tegenstelling tot andere adviesverstrekkingsformules binnen de kmo-portefeuille duidelijk af te bakenen.

Het resultaat van een project technologieverkenning bestaat uit een grondig technologisch advies vanwege het kenniscentrum, desgevallend gepaard gaand met een kort opleidingsmoment terzake. Dit advies moet de kmo toelaten om met meer kennis van zaken te beslissen tot het al dan niet opstarten van de verdere stappen tot innovatie, alsook over de wijze waarop dit kan gebeuren.

Technologieverkenning kan een eerste aanzet zijn tot een later diepgaandere (en eventueel door het IWT steunbare) haalbaarheidsstudie of een innovatieproject.

Voorbeelden

• Identificeren, analyseren, bestuderen van de mogelijke technische problemen, invloedsparameters of belemmeringen die zich stellen rond de beoogde innovatie;
• Uitvoeren van eerste berekeningen, verkennende (laboratorium) proeven en/of simulaties;
• Zoeken naar geschikte technologieën.

Technologieverkenning kan ook aangewend worden om samen met de kennisinstelling een voorbereidingstraject ten gronde (naar inhoud) voor een groter internationaal project (Europees Kaderprogramma, Eureka, European Research Area (ERA) …) uit te voeren.

Volgende diensten komen evenwel niet in aanmerking voor steun (niet limitatieve lijst):

• marktstudies zonder direct verband met het lastenboek voor de beoogde innovatie;
• marketingactiviteiten, vb. ontwerp van een website;
• bedrijfskundig advies in de ruime zin ten behoeve van een doorlichting en aanpassing van de bedrijfsorganisatie;
• het aanleggen, uitschrijven van een administratief dossier
• de loutere uitbesteding van routinematige testen;
• studie-activiteiten in het kader van kwaliteitszorg;
• zoektocht naar kapitaalverschaffers t.b.v. de financieringsnoden van het bedrijf;
• algemene opleidingen;
• aankoop van software en softwarediensten;
• tests na commercialisering;
• klinische testen;
• routinematige testen, vb. voor het bekomen van een certifiëring;
• kosten licentienames door het bedrijf;
• studies naar investeringsbehoeften.

4. Advies internationaal ondernemen

Advies voor kmo’s die buitenlandse ambities hebben op het vlak van export of investeringen. Het gaat om schriftelijke, doelmatige raadgevingen en aanbevelingen m.b.t. opportuniteiten en oplossingen ten behoeve van bedrijven die willen internationaliseren. Het adviesverslag dient de naam van de dienstverlener,  de datum van het adviesverslag en de handtekening van de dienstverlener te vermelden. De dienstverlener moet zijn prestatiestaten in de pijler advies, strategisch advies, advies voor internationaal ondernemen en technologieverkenning, gedurende vijf jaar na de datum van de subsidieaanvraag bewaren en bij een controle een afschrift overhandigen.

Voorbeelden

• Oprichting buitenlandse vestigingen, dochterondernemingen of filialen
• Afsluiten van joint-ventures
• Directe buitenlanse investeringen
• Licentieverkoop
• Duurzaam en ethisch internationaal ondernemen
• Marktstudies

Volgende diensten komen evenwel niet in aanmerking voor steun (niet limitatieve lijst):

• Reeds bestaande ondersteuningsmogelijkheden bij Flanders Investment & Trade
• Adviezen van permanente of periodieke aard, dit zijn adviezen die meer dan éénmaal worden geleverd binnen een periode van drie jaar. Voorbeelden zijn opvolgingsaudits bij veiligheids-, milieu- en kwaliteitssystemen, belastingsadvies, regelmatige dienstverlening op juridisch gebied en reclame; routinematig advies betreffende selectie-, aanwervings- en rekruteringsbeleid;
• Adviezen die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven van een onderneming bvb financiële controles, courante adviezen op het vlak van boekhouding-accountancy en fiscaliteit, vertalingen, gestandaardiseerde diensten van computerservicebureaus, …
• Wettelijk verplichte advieze

5.Strategisch advies

Een advies dat betrekking heeft op een kantelmoment binnen de onderneming en leidt tot beslissingen waarvan de gevolgen moeilijk omkeerbaar zijn. Dat betekent dat het advies een langetermijnoplossing biedt die invloed heeft op de hele organisatie.

Het adviesverslag dient de naam van de dienstverlener,  de datum van het adviesverslag en de handtekening van de dienstverlener te vermelden.

De dienstverlener moet zijn prestatiestaten in de pijler advies, strategisch advies, advies voor internationaal ondernemen en technologieverkenning, gedurende vijf jaar na de datum van de subsidieaanvraag bewaren en bij een controle een afschrift overhandigen

De subsidies kunnen online worden aangevraagd voor vijf toepassingsgebieden, ook ‘pijlers’ genaamd, met elk een specifiek maxima.

Naast de maxima per pijler, werd er ook een maximum vastgelegd per cyclus (namelijk 1 jaar). Opgelet: dit maximum is lager dan de som van de maxima van de verschillende pijlers.

Voorbeeld

Er wordt een project ingediend voor opleiding. De opleidingsprijs op 1 jaar is € 10 000.

In dat geval zal de ondernemer slechts € 2 500 subsidie krijgen. De subsidie is immers 50 % van € 10 000, maar met een maximum van € 2 500.

Een overeenkomst met de onderneming

Bij het aanvragen van subsidies (i.e. het indienen van projectaanvragen) voor de pijler opleiding is het belangrijk dat er reeds een overeenkomst (i.e. een inschrijving) bestaat met het opleidingsinstituut

Deze overeenkomst moet minstens bevatten:

• de handtekening van de dienstverlener en de onderneming;
• de datum;
• de beschrijving en de prijs (exclusief btw) van de dienstverlening, met een aparte vermelding van de niet in aanmerking komende kosten.

Deze overeenkomst wordt belichaamd in de factuur. In de praktijk is de inschrijving definitief van zodra de factuur voor de opleiding opgemaakt en opgestuurd is geworden. Op basis van de factuur kan de onderneming vervolgens een subsidie-aanvraag indienen. De factuur bevat minstens volgende vermeldingen: de totaalprijs van de dienst, met opsplitsing naar de in aanmerking en niet in aanmerking komende kosten en diensten, exclusief btw.

Verplichtingen voor de dienstverlener

De dienstverlener moet de aanwezigheidslijsten van gesubsidieerde opleidingen gedurende 5 jaar na de datum van de subsidieaanvraag bewaren en bij eventuele controle voorleggen.

De dienstverlener moet een subsidieaanvraag tijdig (= binnen de 14 kalenderdagen na de indiening van de aanvraag) bevestigen.

Gebeurt dit niet tijdig, dan wordt de subsidieaanvraag van de onderneming automatisch geannuleerd. De onderneming kan eventueel een nieuwe subsidieaanvraag indienen voor zover de prestaties niet meer dan 14 kalenderdagen geleden zijn gestart.

Subsidie-aanvraag

De ondernemer dient de projectaanvraag te doen van zodra hij van de erkende dienstverlener (het opleidingcentrum of het bedrijf dat het advies verleent) een factuur ontvangen heeft. Dit document geldt immers als bewijs van inschrijving!

1. Via de kmo-portefeuille kan 50% van de opleidingsprijs of van de prijs van het advies gesubsidieerd worden. Via de website dient de ondernemer een projectaanvraag in ter waarde van deze prijs (bij opleiding kan je de fee vermeerderen met € 25 catering). De webapplicatie loodst hem doorheen alle velden die verplicht moeten ingevuld worden. De ondernemer kan deze aanvraag registreren tot 14 kalenderdagen na de start van de opleiding.
2. De dienstverlener wordt van de aanvraag per email op de hoogte gebracht. Daarna moet ze binnen de 14 kalenderdagen nadat de ondernemer de subsidieaanvraag heeft geregistreerd de juistheid van de verstrekte gegevens bevestigen.
3. De ondernemer betaalt op rekening van de dienstverlener het saldo, de kosten en het btw-bedrag. (met andere woorden: het gedeelte van de kosten dat niet in de prijs zit waarvoor een projectaanvraag werd ingediend – zie stap 1)
4. De ondernemer betaalt binnen de 30 kalenderdagen na de bevestiging door de dienstverlener 50% van de prijs (welke werd omschreven in stap 1) op rekening van Sodexo. Sodexo werd door de Vlaamse Overheid aangeduid als financieel beheerder.
5. De Vlaamse Overheid stort vervolgens haar 50 % (de subsidie) aan Sodexo.
6. De ondernemer geeft via de KMO-website opdracht aan Sodexo om de volledige betaling van de prijs (waarvoor de projectaanvraag werd ingediend) uit te voeren op rekening van de dienstverlener. De ondernemer moet zich dus nogmaals aanmelden in de elektronische portefeuille. Hier klikt hij op “betalen”. Dit betekent niet dat de ondernemer twee keer betaalt. Daarentegen geeft hij gewoon de opdracht om het bedrag op de bovenvermelde Sodexo-rekening over te schrijven naar de rekening van de dienstverlener.