Anders organiseren in een open innovatieplatform

Mieke Van Gramberen, algemeen directeur Flanders Synergy

Flanders Synergy promoot, bevordert en initieert innovaties op het vlak van arbeidsorganisatie in Vlaamse bedrijven, social profitorganisaties en overheidsbedrijven met het oog op meer slagkracht in termen van efficiëntie, flexibiliteit, kwaliteitsvolle werking, innovatie en duurzaamheid. Een betere arbeidskwaliteit via meer actieve jobs is het einddoel. Sociale innovatie is een complex thema: Mieke Van Gramberen, algemeen directeur van Flanders Synergy, vertelt waar zij de microbe te pakken kreeg.

Mieke Van Gramberen: Het is een complex thema, maar ik hou wel van een uitdaging. Op een bepaald ogenblik heb ik een keuze moeten maken over wat ik de komende jaren wilde doen. Ik heb heel bewust gekozen voor Flanders Synergy. Mijn drijfveer: bijdragen aan een fijne regio om in te leven en te werken. Wat we hier doen, is een combinatie: bedrijven sterker maken en aangename werkomgevingen creëren.

De rode draad in mijn loopbaan? Ik geloof heel erg in de maakbaarheid van de samenleving en schaar me vanuit die optiek achter maatschappelijke projecten waarmee je mogelijk een verschil kunt maken. Via Flanders Synergy zoeken we naar manieren om organisaties sterker te maken, om een sterk regionaal economisch weefsel uit te bouwen: de beste garantie voor meer welvaart en welzijn. Tegelijk werken we aan organisaties waar mensen met plezier gaan werken. Ik vind dat een hele uitdaging: het is geen vanzelfsprekende combinatie, maar mogelijk is het wel.

Ingrid Walry: Maatschappelijk belang is uw drijfveer. Daartoe sensibiliseert u bedrijven, maar doet u dat ook voor uw eigen team?

Mieke Van Gramberen: Ik vind het belangrijk dat wanneer je ergens in gelooft, je ook zelf het voorbeeld geeft. De mensen bij Flanders Synergy doen hun werk vanuit een sterke inhoudelijke gedrevenheid. We hebben een kleine én vlakke organisatie waarin we werken met sterrollen: teamleden dragen de verantwoordelijkheid over een volledig domein. Dat betekent een grote autonomie in hun werk. Het is een proces van vallen en opstaan. Wanneer je de rollen verdeelt, worden die niet altijd opgenomen. Aanvankelijk durfden mensen elkaar daar niet echt op aanspreken. Ik voel nu dat het team daarin groeit – maar dat we nu volledig zelfsturend zijn, zou ik nog niet zeggen. Dat is ook perfect normaal: je bent geen zelfsturend team van vandaag op morgen, het is groeiproces waarin je als team verschillende fasen doorloopt. We beseffen dat we nog een stuk van de weg af te leggen hebben.

Ingrid Walry: Vertrouwen bewerkstelligen en uw team laten samenwerken:  twee belangrijke elementen om als team te groeien en van daaruit tot een goed bedrijfsresultaat te komen.

Mieke Van Gramberen: De autonomie, de vrijheid en het verantwoordelijkheidsgevoel zijn er, maar waarin we nog moeten groeien is het duidelijker definiëren van resultaatsgebieden. Ik denk dat iedereen beseft dat dit een moeilijke oefening is. Maar omdat er vertrouwen is en veel autonomie heerst, lukt dat wel. Maar het zou fijn zijn om de resultaatsgebieden nog scherper te definiëren.
Verder werkt ons team met een hoge vrijheidsgraad. We hebben de afspraak dat op maandag iedereen er is, om toch voor een groepsgevoel te zorgen. Iedereen regelt zijn eigen werk en agenda. Van thuis uit werken of op kantoor is een volledige keuzevrijheid. We hebben ook geen vaste bureaus. Niemand van ons heeft een vaste stek, we wisselen gewoon van plaats.

Ingrid Walry: De resultaatsgebieden van uw zelfsturende team zijn belangrijk. Het team moet ook heel wat samenwerkingen opzetten met externe partijen. Dan hebben we het over cocreatie en open innovatie, wat drempels en gevaren met zich meebrengt. Hoe kunt u daarin het positieve continu blijven benaderen?

Mieke Van Gramberen: Flanders Synergy op zich is een open innovatieplatform. We zijn een kleine netwerkorganisatie die participeert in- of trekker is van verschillende netwerken. We hebben diverse basisactiviteiten en veel stakeholders. Daardoor ontstaan complexe verbanden binnen ons team van zes à zeven mensen. Er worden opleidingen georganiseerd, adviesverlening in de steigers gezet, onderzoeksactiviteiten ontwikkeld, aan sensibilisering gedaan … dat zijn onze primaire processen. Onze stakeholders zijn werkgeversorganisaties, onze ambassadeurs, vakorganisaties, universitaire onderzoeksinstellingen, organisatieadviseurs … Door de combinatie van verschillende basisactiviteiten met diverse stakeholders ontstaan vaak talrijke en steeds wisselende samenwerkingsverbanden. Het maakt ons werk best uitdagend, maar vooral ook boeiend.

Uit ervaring weten we nu dat gemeenschappelijke doelstellingen, inzicht in wat de win-win is voor alle partijen, ieders toegevoegde waarde en duidelijke afspraken en wederzijdse verwachtingen, leiden tot samenwerkingsverbanden die mensen vleugels geven en waarmee je het verschil kan maken.

Ingrid Walry: De rol van Flanders Synergy in het verspreiden en sensibiliseren van tools is duidelijk, maar  bedrijven die het moeilijk hebben zullen die daarom niet zomaar overnemen. Hoe zet u bedrijven ertoe aan om die tools te gebruiken?

Mieke Van Gramberen:  Het is heel belangrijk om bedrijven te informeren en te warm te laten lopen rond het nieuwe werken en het nieuwe organiseren. Vele bedrijven zijn zich immers niet bewust van de mogelijkheden van ‘anders organiseren’. Wij zorgen voor een wake-up call door te zeggen en te tonen dat het anders kan. We hebben het afgelopen jaar met honderd verschillende activiteiten wel meer dan zevenduizend mensen bereikt. Dat doen niet alleen wij, maar ook onze ambassadeurs en organisatieadviseurs. Neem nu bijvoorbeeld het initiatief van Werken 3.0 in Gent: daar is Sebeco de trekker die zorgt dat het plaatsvindt. Het is erg belangrijk om bedrijven te informeren en enthousiast te maken. Wij ervaren dat ook uitwisseling van praktische ervaringen een belangrijke bron van inspiratie kunnen zijn.

En wat de instrumenten betreft: iedere organisatie heeft een eigen DNA. Instrumenten kunnen daarbij helpen, maar het is niet alsof je een kookboek kunt openslaan, een paar recepten kan volgen en geheid de juiste verandering creëert. Zo werkt het niet in de praktijk. Ik denk wel dat het absoluut noodzakelijk is om wetenschappelijke inzichten op een meer laagdrempelige manier te ontsluiten. Mag ik een voorbeeld geven waar ik bijzonder trots op ben? Dat is het tzatzikispel. Via het spel kan je het model van Karasek beleven. Is de stelling van Pythagoras voor wiskundigen de basis van hun gedachtegoed, dan is voor organisatiedeskundigen het model van Karasek het alfa en omega. Door het spel kun je ervaren wat het betekent om een kwaliteitsvolle, actieve job te hebben. Waarin hoge eisen gesteld worden aan mensen, maar waar ook autonomie tegenover staat. In deze jobs zie je een minder groot verloop, een hogere betrokkenheid en meer goesting om ‘langer’ te werken (tot de pensioenleeftijd). Helemaal in tegenstelling tot slopende jobs, waar hoge eisen gesteld worden, maar waarin mensen geen autonomie krijgen. Net zulke jobs zijn ziekmakend.

Wij hadden onlangs professor Karasek zelf op bezoek. Hij heeft ons tzatzikispel gespeeld, waarna hij ons vertelde dat hij jaren gezocht had naar instrumenten en spelmateriaal om die inzichten te vertalen, maar dat hij er nooit in geslaagd was om de eenvoud van het model in een spel om te zetten. Wij slagen er volgens hem niet alleen in om dat in een instrument om te zetten, maar ook om van die kennis een beleving te maken die heel subtiel speelt met de bouwstenen van zijn model. Hij was erg enthousiast – en wij liepen natuurlijk behoorlijk op wolkjes.

Dit brengt me terug bij de essentie, of minstens bij één van de uitdagingen van Flanders Synergy. De wetenschappelijke inzichten zijn niet nieuw, maar wel weinig bekend én vooral weinig toegepast: ze wat liggen stof te vergaren. Het is de rol van een competentiepool om die wetenschappelijke bouwstenen op een valabele manier te vertalen in instrumenten en spelmateriaal waarmee je mensen op ideeën kunt brengen. Belangrijk: we moeten daar creatief mee omgaan in combinatie met mensen, ambassadeurs en organisaties die samen met ons die boodschap willen uitdragen.

Met Flanders Synergy hebben wij het gevoel dat in een living lab te werken – in heel veel verschillende betekenissen. Het is een open innovatieplatform waarin je echt dingen in beweging zet. Het is een netwerk waarin organisaties komen ‘halen en brengen’. Daarmee bedoel ik dat vele organisaties en wetenschappers actief binnen FS voortdurend hun ervaringen delen en kennis uitwisselen. Er komen voortdurend nieuwe vraagstukken op tafel: hoe win ik commitment van de top, hoe kan ik middlemanagement betrekken, zetten we een teamleider in of buiten het team …  Dat gebeurt allemaal erg organisch en soms misschien zelfs wat chaotisch. Niemand van ons heeft de waarheid in pacht, maar je kunt wel samen zoeken naar een antwoord. Doordat het een platform is waarbij organisaties uit diensten, industrie, social profit,  onderwijs en overheid elkaar ontmoeten en waarbij mensen vanuit heel verschillende contexten vertrekken, wordt het als erg verrijkend ervaren. Organisaties hebben daar veel bij te winnen, want ondanks het feit dat iedere organisatie haar eigen stempel drukt, kun je veel leren van mekaar en de andere stakeholders.

Dat vind ik het mooiste. Wij geven de samenleving mee vorm in een richting waarvan we kunnen stellen dat die goed is voor bedrijven, maar ook voor de mensen die er werken. Meer heb je niet nodig om er helemaal voor te gaan.

Ingrid Walry: Flanders Synergy is een competentiepool die op vele vlakken actief is om sociale innovatie te promoten. U initieert onderzoek, werkt samen met bedrijven, scholen en biedt verschillende tools aan. Is sociale innovatie dé trend van de laatste jaren?

Mieke Van Gramberen: En of! De omgeving waarin bedrijven werken, zal niet vereenvoudigen, integendeel: de complexiteit neemt toe, dus zit er niets anders op dan ermee om te gaan. Dit kan enkel als je organisaties vereenvoudigt zodat ze de complexe en turbulente omgeving aankunnen. Op die manier werk je dus aan het veranderings- en innovatievermogen van de organisatie. Hetzelfde geldt voor mensen: ieder van ons zal moeten wennen aan het idee dat we voortdurend moeten veranderen, innoveren en vernieuwen. Dat is helemaal niet bedreigend. Integendeel, we zijn de afgelopen jaren achteloos omgegaan met talent, we hebben het niet of onvoldoende benut. Die tijd moeten we achter ons laten: we moeten kijken naar de sterktes van mensen. Mensen zijn bereid tot veel verandering, zolang ze zich kunnen herkennen in het doel en ze zich gewaardeerd voelen, en op voorwaarde dat je opdrachten en jobs ontwerpt waarin een goede balans is tussen autonomie en verantwoordelijkheid. Je mag best veeleisend zijn, maar stel daar wel autonomie tegenover. Dat geeft mensen vleugels!

Ingrid Walry: Wat zijn uw ambities nog bij Flanders Synergy?

Mieke Van Gramberen: We zijn nu een drietal jaar actief. Als ik kijk naar het aantal events en het aantal mensen die we in die tijd bereikt hebben – meer dan tienduizend – dan blikken we daar met voldoening op terug. Heel wat organisaties hebben ook concrete stappen gezet: meer dan honderd hebben een veranderingstraject opgestart. Wij kijken reikhalzend uit naar de nieuwe periode die eraan komt, waarin we meer aandacht gaan besteden aan wat we kunnen leren van de veranderingstrajecten die opgestart werden. Er is veel gezaaid, nu is het tijd om te oogsten. Daarnaast vind ik dat we nog meer dan vandaag zorg moeten besteden aan interactieve en innovatieve platformen waar kennis wordt uitgewisseld. Dit moet de hoeksteen worden van onze organisatie. Tegelijkertijd worden we uitgedaagd om de inzichten te vertalen naar sectorale contexten – de toekomst van zorg en industrie – en naar specifieke vraagstukken als hoe maken we langer werken met goesting mogelijk voor verschillende generaties tegelijk. Om hierop antwoorden te vinden, moeten we nog veel meer over de grenzen van organisaties heen kijken en veel meer dan vandaag multidisciplinair werken in projectteams. Dus ja, uitdagingen genoeg voor de boeg. En dat is maar goed ook!

www.flanderssynergy.be